DTU – Håndtering af læringsplatformen

Introducerede med succes en systematisk tilgang til in-life platform management.

Omfattende konsultationer, herunder med D2L, for at inkludere alle relevante input.

Etablerede en ramme for daglige opgaver og onboarding af medarbejdere.

Udfordring

At definere læringsplatformens processer og support

Når en læringsplatform er implementeret, skal den administreres og understøttes for at få succes med at opfylde læringsmålene. Det kræver styring, processer og en metode til at foretage ændringer i takt med, at organisationer udvikler sig.

I 2021 erkendte systemteamet på DTU denne udfordring og gik i gang med at etablere en styringsstruktur for DTU Learn, universitetets implementering af Brightspace.

»Vi havde brug for at få en struktur og procedurer på plads til at styre vores daglige drift,« forklarer Asad Naqvi, system manager på DTU. »Det omfattede procedurer for, hvem der skulle kontaktes og hvordan, og en supportstruktur.«

Målet var at skitsere de ansvarsområder, opsætninger og arbejdsgange, der får DTU Learn til at fungere, at vejlede systemteamet i den daglige drift og at støtte onboarding af nye kolleger.

»Hovedformålet er, at hvert medlem af DTU Learn skal arbejde efter bedste praksis i beslutningsprocessen,« tilføjer Asad. »Og også at gøre det synligt i organisationen, hvem vi er på DTU Learn, og hvordan vi arbejder til daglig.«

Teamet erkendte også, at projektet havde mulighed for at øge den digitale modenhed i det administrative arbejde, strømline IT-anvendelsen gennem generel styring og etablere en ramme for at kunne definere, hvilken type opgaver der er egnede til at være mindre ad hoc-opgaver, samtidig med at man kan definere opgaver, der skal placeres under kategorien projekter, der kræver en »mindre/større« projektplan.

En governance-struktur ville desuden tydeliggøre roller og ansvar i det team, der understøtter DTU Learn, så anmodninger, der kommer ind, kan tildeles korrekt og effektivt.

Løsning

En omfattende og fleksibel ledelsesstruktur

Teamet gik i gang med at skabe et dokument, der beskriver brugen af DTU Learn på universitetet. De begyndte med at brainstorme på de afsnit, som dokumentet skulle dække, diskuterede indholdet for hvert afsnit og gennemgik alle input.

Asad involverede HR, IT, studenterkonsulentteamet og D2L i processen. »Måske kendte D2L nogle andre universiteter, som havde prøvet at gøre det her,« forklarer Asad. »Det kunne være nyttigt for os at forstå, hvordan de har bygget det op.«

Det resulterende omfattende dokument beskriver formålet med et learning management system (LMS) på DTU, kriterierne for et vellykket DTU Learn, et organisatorisk overblik, hvordan man foretager ændringer i platformen, retningslinjer for testmiljøet, roller i DTU Learn-teamet og IT-support.

Succeskriterierne er defineret under organisatoriske, pædagogiske og tekniske aspekter. Dette giver en struktur for den årlige gennemgang af DTU Learn, da resultaterne kan vurderes i forhold til, om kriterierne blev opfyldt.

Den første opgave er research – hvor mangler du information? Hvor føler du dig svag lige nu? Brainstorm på, hvad du vil have med i styringen. Undersøg de vigtigste punkter, og tilføj detaljer for at gøre det mere specifikt.

Asad Naqvi, system manager, DTU.

Styringsstrukturen giver også en ideel ramme til at styre de daglige opgaver, da teamet kan bruge den som en tjekliste til at styre deres aktiviteter.

Resultater

Klar og konsekvent vejledning

DTU Learn-styringsstrukturen tjener en række formål. Den skitserer formålet med og succeskriterierne for LMS’et på universitetet, dokumenterer arbejdsprocesser til at styre og udvikle DTU Learn og giver en ramme til at styre projektledelsen.

Asad mener, at det vil gøre det muligt for teamet at være mere præcist i sit arbejde, og han vil gerne have, at andre afdelinger ser fordelene ved strukturen, efterhånden som opmærksomheden vokser. »En governance-struktur gør det mere visuelt for folk at se, hvem de skal kontakte, så de kan få et svar hurtigere,« siger Asad.

En anden fordel er den kontinuitet, det giver, når folk kommer til og forlader teamet. Asad forklarer: »Den kan også være en onboarding-guide for nye folk i teamet, fordi den giver et meget godt billede af DTU Learn, og hvordan tingene er sat op.«

Asad anerkender, at styringen af DTU Learn skal udvikle sig i takt med, at der sker ændringer i organisationen. Men strukturen er også designet med henblik på løbende forbedringer. »To gange om året ser vi tilbage og vurderer, om der er noget, der skal opdateres, fjernes eller tilføjes,« forklarer Asad.

DTU satte sig for at definere og dokumentere styringen af sin læringsplatform DTU Learn på universitetet. Det etablerede et team, der skulle bestemme, hvad der skulle indgå i ledelsesstrukturen, samle alle input og producere et levende dokument, der kan opdateres i takt med, at der sker ændringer i organisationen. I den forbindelse har teamet også udarbejdet en vejledning, der hjælper DTU Learn-supportteamet med at håndtere de daglige opgaver og få nye teammedlemmer om bord.https://viducon.dk/laeringsplatform/videregaaende-uddannelser/?swcfpc=1

Hvis du vil vide mere om Brightspace for videregående uddannelser, kan du besøge viducon.dk/laeringsplatform/videregaaende-uddannelser.

Danmarks Tekniske Universitet (DTU) etablerer en styringsstruktur for DTU Learn (Brightspace) for at optimere brugen af platformen og forbedre samarbejdet på tværs af afdelinger.

Interviewperson

• Asad Naqvi, system manager, DTU

Hjemmeside

• www.dtu.dk